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13. Astuces

Un certain nombre d'astuces peuvent vous permettre d'utiliser Grisbi de façon encore plus efficace.

13.1 Les tiers et les catégories

Les utilisateurs de logiciels de comptabilité personnelle font parfois l'amalgame entre tiers et catégorie.

La distinction de base est simple :

  • le tiers est celui avec qui on a la relation financière;

  • la catégorie définit les raisons de cette relation.

En gros, « qui » et « pourquoi »...

Bien sûr si vous changez de fournisseur sans cesse, vous pouvez créer un fournisseur générique (ex: « Station-service ») mais votre comptabilité sera moins précise.

Outre ces tiers peuvent aussi exister ceux que l'on pourrait appeler des « tiers financiers ».

Exemple : vous faites un virement de compte à compte. Dans ce cas il est intéressant de créer un tiers spécifique pour ce genre d'opération, par exemple « Alimentation des comptes d'épargne », ou bien « Remise de chèques » (voir ci-après) ou encore « Régularisation d'avances ». Ceci vous permettra ultérieurement une analyse plus fine de vos finances. De plus l'auto-complètement vous permet de saisir ultérieurement une opération du même type beaucoup plus facilement.

13.2 Imputations comptables et budgétaires

Grisbi, à l'instar des autres logiciels du même type, ne fait pas la distinction entre les imputations comptables et budgétaires. Ou plutôt il les mélange allègrement.

Mais avant d'aller plus loin, définissons ces deux termes.

Une imputation comptable définit la nature de l'opération : frais de transport, d'alimentation, ...

Une imputation budgétaire définit la fonction de l'opération : il s'agit du travail, de la vie courante, des vacances, d'un projet d'aménagement...

En gros, « quoi » et « pourquoi »...

En combinant les deux informations il est possible de distinguer parmi l'alimentation celle qui concerne votre travail (restaurant d'entreprise), les vacances (restaurant), la vie courante (les repas quotidiens). De même pour les frais de transport, et toute autre catégorie budgétaire que vous pourriez avoir envie de différencier.

Pour l'instant Grisbi utilise les catégories et sous-catégories pour faire cette distinction: « Transport : Métro », et « Vacances : Voyages » par exemple. Il vous est bien évidemment possible de créer ainsi d'autres catégories pseudo-budgétaires.

Dans une future version Grisbi permettra de gérer les budgets, et il existera un champ pour gérer l'imputation budgétaire.

13.3 Les comptes de Grisbi

Nous avons vu sommairement ces notions dans le chapitre 3 mais nous allons y revenir plus en détail.

13.3.1 Les comptes de banque

Ils servent à enregistrer toutes les opérations que vous pouvez faire avec votre banque et admettent donc tous les types de paiement. Vous pouvez donc créer un ou plusieurs comptes bancaires, comptes d'épargne, etc.

13.3.2 Les comptes de caisse

Ils sont destinés aux opérations en espèces uniquement, et vous ne pouvez y sélectionner de mode de paiement.

Par contre ils acceptent les virements en provenance d'autres comptes.

Quel est leur intérêt? Tout simplement de pouvoir, si vous le souhaitez, enregistrer dans votre comptabilité une (ou des) opération(s) en espèces dont vous aimeriez conserver la trace. Dans ce cas lorsque vous faites un retrait en espèces sur votre compte de banque, enregistrez-le en tant que virement vers le compte de caisse. Enregistrez les opérations en espèces sur le compte de caisse, et à la fin du mois (ou de la semaine) enregistrez une opération dans la catégorie « Divers » (ou une autre que vous créerez pour l'occasion) pour vider ce compte de caisse qui sinon va atteindre des sommets...

13.3.3 Les comptes de passif

Grisbi ne gère pas les comptes d'emprunt (de toutes façon ces compte ne sont pas exportables au format QIF donc il n'est pas souhaitable de les utiliser).

Pour ceux qui veulent gérer leurs emprunts Grisbi propose les comptes de passif. Ce sont des comptes qui ont un solde initial négatif, puisqu'ils représentent le montant de votre dette, et qui ont vocation à arriver à un solde nul.

A chaque fois que vous remboursez une mensualité de votre emprunt, enregistrez un virement du compte de banque vers le compte de passif du montant du capital remboursé, et une dépense en catégorie « Frais financiers : Charges d'emprunts » pour les intérêts. Éventuellement rajoutez une dépense pour l'assurance dans la catégorie « Assurances ».

De cette façon vous saurez en permanence le montant du capital qu'il vous reste à rembourser.

13.4 Les comptes d'attente et d'avances

Ces deux types de compte ont un fonctionnement un peu particulier.

Ce sont des comptes de transition et qui par essence doivent avoir un solde nul. Leur fonctionnement n'est cependant pas tout à fait identique.

13.4.1 Les comptes d'attente

Ils servent à enregistrer des opérations (normalement des recettes) en attendant de les virer vers un compte de banque ou de caisse. L'exemple type est le compte « Chèques à l'encaissement » que nous verrons en détail un peu plus loin.

Ils sont normalement créditeurs jusqu'au moment du virement vers le compte de banque ou de caisse, qui les ramène à un solde nul.

13.4.2 Les comptes d'avances

Ils servent à enregistrer à la fois les avances que vous percevez et celles que vous consentez.

Si vous recevez une avance vous l'enregistrez par un virement du compte d'avances vers un compte de banque ou de caisse.

Le compte d'avances est donc débiteur quand vous devez de l'argent. Pour régulariser cette dette vous aurez à faire un virement d'un compte de banque ou de caisse vers le compte d'avance.

Si vous consentez une avance vous l'enregistrez par un virement du compte de banque ou de caisse vers un compte d'avances.

Le compte d'avances est donc créditeur quand on vous doit de l'argent. Pour régulariser cette créance vous aurez à faire un virement du compte d'avances vers un compte de banque ou de caisse.

13.4.3 Création d'un compte d'attente ou d'avances

Étant donné que ces comptes peuvent enregistrer des opérations tant en espèces que par chèque ou virement, nous utiliserons le type de compte de banque pour les créer.

13.5 Remises de chèques ou d'espèces

Si vous recevez beaucoup de chèques, par exemple parce que vous gérez une association et que vos adhérents payent leur cotisation par chèque, vous les groupez pour les déposer à la banque. Et quand vient le moment du rapprochement, votre relevé bancaire ne contient qu'un montant global, et non le montant de chaque chèque que vous avez saisi dans votre compte de banque. On ne peut pas dire que ce soit simple à pointer.

Et si vous essayez de grouper tous vos chèques dans une même opération, vous ne pourrez plus enregistrer le nom de chaque tiers dans la bonne zone, ce qui aura pour conséquence que cette information n'apparaîtra pas dans l'onglet Tiers. Et ce même si vous essayiez de ventiler cette opération.

Dans ce cas de figure la solution consiste à créer un compte d'attente « Chèques à encaisser » (ou « Chèques reçus » c'est comme vous voulez).

Au fur et à mesure de la réception des chèques, vous les enregistrez dans ce compte. Vous pouvez donc utiliser le champ « Tiers » de façon correcte.

Quand vous décidez de remettre les chèques à la banque, vous faites un virement de votre compte « Chèques à encaisser » vers votre compte de banque, du montant du solde du compte « Chèques à encaisser ». Créez un tiers « Remise de chèques » pour l'occasion, et en « Notes » vous pouvez mettre le numéro de votre bordereau de remise.

Le solde du compte « Chèques à encaisser » revient à zéro et le compte de banque est crédité du montant de la remise, exactement comme le sera votre relevé bancaire.

Il vous faudra penser à rapprocher le compte « Chèques à encaisser » en simulant un relevé de solde nul avant chaque nouvelle remise, l'édition du bordereau de remise comportant toutes les opérations non-rapprochées (non fonctionnel pour l'instant, vous devrez le faire à la main ou avec un logiciel de traitement de texte).

Bien entendu, si une partie de vos adhérents vous paye en espèces, créez de la même façon un compte d'attente « Espèces à encaisser » (ou tout simplement « Espèces » ou tout autre nom qui vous plaira).

13.6 Compte d'avance

Il peut s'agir soit d'une avance que vous percevez sur votre salaire , soit d'un achat que vous faites pour un de vos amis.

Il importe que ces opérations soient « transparentes » : elles ne doivent pas apparaître sur le récapitulatif de vos opérations.

Et si vous êtes trésorier d'une association vous aurez à gérer un autre type d'avances, celles que certains de vos adhérents auront à faire pour certains achats. Il importe dans ce cas de pouvoir enregistrer les opérations avec le bon tiers d'une part, et d'autre part de pouvoir vérifier que les remboursements sont bien faits.

Il faut donc là aussi créer un compte qui enregistrera ces opérations en-dehors du compte bancaire. Appelons ce compte « Compte d'avances ».

Lorsque vous faites une avance pour quelqu'un, que ce soit une opération à part entière ou la partie ventilée d'une opération, le tiers sera le commerçant (ou autre) concerné, mais la catégorie sera « Virement : Compte d'avances ». En « Notes » vous pouvez indiquer le motif de l'achat, et/ou la personne à qui vous faites l'avance. Ceci débitera bien votre compte bancaire de la somme dépensée, et créditera le compte d'avances d'autant.

Nous l'avons déjà vu, un compte d'avance créditeur signifie qu'on vous doit de l'argent.

Lorsque vous serez remboursé (imaginons que ce soit par chèque) vous enregistrerez ce chèque sur le compte d'avances. Le tiers sera « Régularisation d'avances » ou bien si vous le préférez la personne qui vous a remis ce chèque (ça marche aussi avec des espèces, il suffit d'adapter les comptes). La catégorie sera « Virement : compte bancaire » et en « Notes » vous indiquerez « Remboursement de ........ » ainsi qu'éventuellement le nom du tiers. Votre « Compte d'avances » revient à zéro, votre compte bancaire enregistre bien l'opération, et lors de l'édition de l'état des recettes et dépenses (non encore opérationnel) qui ne tient pas compte des virements entre comptes, cette opération sera totalement invisible. Bien sûr si vous avez créé un compte « Chèques à encaisser » vous devrez faire le virement vers ce compte d'abord puis ensuite l'intégrer dans votre remise de chèques (voir paragraphe précédent).

Il vous suffira ensuite de créer un rapprochement dans le compte d'avances pour faire disparaître ces opérations.

De plus ceci vous permet de vérifier facilement si vos créances ou vos dettes sont éteintes. Sans cette astuce cette vérification est impossible.

13.7 Comptabilité d'association

Si vous gérez les comptes d'une association, vous avez déjà constaté que les opérations enregistrées sur votre compte bancaire ne reflètent aucunement la réalité de vos mouvements financiers. En effet la majorité de vos opérations consiste souvent en remises de chèques ou d'espèces, et vos dépenses en remboursement de frais engagés par vos adhérents.

Grisbi vous offre la possibilité d'avoir une comptabilité claire et précise. Utilisez les comptes de Chèques, d'Espèces et d'Avances tel qu'expliqué plus haut et vous verrez que tout sera lumineux...

Vous pouvez même aller plus loin dans la précision. L'exemple qui suit va sans doute vous paraître compliqué mais c'est la bonne façon d'avoir une comptabilité d'association rigoureuse. Et avec un peu d'habitude vous verrez qu'on s'y fait très bien...

Imaginons que vous soyez le trésorier de l'A.P.P.P.P., l'« Amicale des Pauvres Poivrots Privés de Pinard ».

Premier cas de figure:

Votre adhérent Hector Boyau achète un Tire bouchon atomique pour le compte de l'association. Cette dépense est réellement à imputer dans la comptabilité de l'association. Il importe donc de l'enregistrer avec les tiers et catégories réels.

Enregistrez les opérations suivantes :

  • Achat du tire-bouchon atomique

  • Sur le compte d'avances

  • 20 Euros en débit

  • Tiers « Les cavistes du Commerce et de la Gare réunis »

  • Catégorie : «Investissement : matériel »

  • Notes : « Achat d'un tire-bouchon atomique par Hector Boyau ».

L'achat est passé avec le tiers réel et la catégorie réelle.

Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de l'argent à quelqu'un.

  • Remboursement à Hector Boyau par chèque

  • Sur le compte bancaire

  • 20 Euros en débit

  • Tiers : «  Régularisation d'avance»

  • Catégorie : « Virement : Compte d'avances»

  • Notes : «Remboursement du tire-bouchon atomique à Hector Boyau ».

Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire et aucune opération ne doit lui être affectée dans cette transaction.

Le compte d'avance revient à zéro donc vous n'avez plus de dette. Créez un rapprochement dans le compte d'avances, dont le solde sera égal au solde du compte (le total des sorties étant égal à celui des entrées, le solde reste identique).

Deuxième cas de figure:

Vous achetez pour vos adhérents du pinard en bouteilles et en cubi que vous leur revendez à prix coûtant.

Ces achats ne concernent pas l'association mais constituent plutôt un service rendu aux membres. Vous pouvez éventuellement les enregistrer avec le tiers réel mais surtout pas avec la catégorie.

Vous pouvez bien entendu utiliser le compte d'avances pour enregistrer ces achats et ventes. Mais ça va se mélanger avec les autres avances et vous aurez de la peine à distinguer où en sont vos stocks. Surtout si vous êtes un membre très actif de l'association :-)8.

Créez donc deux comptes d'avances spécialisés, un compte « Pinard en bouteilles » et un autre « Pinard en cubi » et procédez de la façon suivante.

Soixante bouteilles ont été achetés 180 Euros par votre adhérent Hector Boyau à la Coopérative du Père Jutard.

  • Achat des bouteilles

  • Sur le compte d'avances

  • 180 Euros en débit

  • Tiers « Coopérative du Père Jutard »

  • Catégorie : « Virement :Pinard en bouteilles »

  • Notes : « Achat de 60 bouteilles par Hector Boyau ».

L'achat est passé avec le tiers réel mais avec une catégorie virement.

Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de l'argent à quelqu'un.

Le compte « Pinard en bouteilles » est créditeur de 60 bouteilles.

  • Remboursement à Hector Boyau

  • Sur le compte bancaire

  • 180 Euros en débit

  • Tiers : «  Régularisation d'avance»

  • Catégorie : « Virement : Compte d'avances »

  • Notes : «Remboursement des 60 bouteilles à Hector Boyau ».

Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire et aucune opération ne doit lui être affectée dans cette transaction.

Le compte d'avance revient à zéro donc vous n'avez plus de dette.

Le compte bancaire a bien enregistré la dépense des 180 Euros.

  • Vente de 5 Bouteilles à Yves Remord réglées en chèques

  • Sur le compte « Chèques à encaisser »

  • 15 Euros en crédit

  • Tiers : « Yves Remord »

  • Catégorie : « Virement :  Pinard en bouteilles »

  • Chèque

  • N° de chèque 123456

  • Notes : « 5 bouteilles »

L'achat est passé avec le tiers réel mais avec une catégorie virement.

Le compte « Chèques à encaisser » est créditeur, le chèque fera partie de la prochaine remise de chèques.

Le compte « Pinard en bouteilles » est débité de 15 Euros, il ne reste plus que 165 Euros soit 55 bouteilles.

Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations de cette vente pour les faire disparaître.

  • Remise de chèques à la banque

  • Sur le compte « Chèques à encaisser »

  • 15 Euros en débit (en réalité plus, à savoir la totalité des chèques à remettre)

  • Tiers : « Remise de chèques »

  • Catégorie : «Virement : Compte bancaire »

  • Notes : « Bordereau de remise n° 17 »

Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations de cette remise pour les faire disparaître.

Si Yves Remord vous avait payé en espèces la démarche aurait été la même mais avec le compte d'espèces et une remise en espèces.

Si Hector Boyau avait acheté 60 bouteilles et 10 cubis pour 280 Euros, l'opération d'achat aurait été passée ainsi :

  • Achat des bouteilles

  • Sur le compte d'avances

  • 180 Euros en débit

  • Tiers « Coopérative du Père Jutard »

  • Catégorie : «Opération ventilée »

  • Notes : « Achat de 60 bouteilles et 10 cubis par Hector Boyau ».

  • Détail de la ventilation

  • Catégorie : « Virement :  Pinard en bouteilles »

  • Notes : « Achat de 60 bouteilles par Hector Boyau ».

  • Montant 180 Euros

puis

  • Catégorie : « Virement :  Pinard en cubis »

  • Notes : « Achat de 10 cubis par Hector Boyau ».

  • Montant 100 Euros

Les comptes « Pinard en bouteilles » et « Pinard en cubi » ont chacun été crédités du montant des achats leur revenant.

Le reste des opérations est identique à la première version.

Maintenant nous vous proposons un petit exercice, pour vous permettre de voir si vous avez compris le principe.

Hector Boyau a pris 10 bouteilles pour lui et demande donc qu'on ne lui rembourse que 150 Euros. Comment enregistrez-vous cela?

Si vous séchez et si voulez un peu d'aide voici quatre indices progressifs avant la solution complète:

Indice 1 Indice 2 Indice 3 Indice 4 Solution




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