13. Astuces
Un certain nombre d'astuces peuvent vous permettre d'utiliser
Grisbi de façon encore plus efficace.
13.1 Les tiers et les catégories
Les utilisateurs de logiciels de comptabilité
personnelle font parfois l'amalgame entre tiers et catégorie.
La distinction de base est simple :
En gros, « qui » et « pourquoi »...
Bien sûr si vous changez de fournisseur sans cesse, vous
pouvez créer un fournisseur générique (ex:
« Station-service ») mais votre
comptabilité sera moins précise.
Outre ces tiers peuvent aussi exister ceux que l'on pourrait
appeler des « tiers financiers ».
Exemple : vous faites un virement de compte à compte.
Dans ce cas il est intéressant de créer un tiers
spécifique pour ce genre d'opération, par exemple
« Alimentation des comptes d'épargne »,
ou bien « Remise de chèques » (voir
ci-après) ou encore « Régularisation
d'avances ». Ceci vous permettra ultérieurement
une analyse plus fine de vos finances. De plus
l'auto-complètement vous permet de saisir ultérieurement
une opération du même type beaucoup plus facilement.
13.2 Imputations comptables et
budgétaires
Grisbi, à l'instar des autres logiciels du même
type, ne fait pas la distinction entre les imputations comptables
et budgétaires. Ou plutôt il les mélange
allègrement.
Mais avant d'aller plus loin, définissons ces deux
termes.
Une imputation comptable définit la nature de
l'opération : frais de transport, d'alimentation, ...
Une imputation budgétaire définit la fonction
de l'opération : il s'agit du travail, de la vie courante,
des vacances, d'un projet d'aménagement...
En gros, « quoi » et « pourquoi »...
En combinant les deux informations il est possible de
distinguer parmi l'alimentation celle qui concerne votre travail
(restaurant d'entreprise), les vacances (restaurant), la vie
courante (les repas quotidiens). De même pour les frais de
transport, et toute autre catégorie budgétaire que
vous pourriez avoir envie de différencier.
Pour l'instant Grisbi utilise les catégories et
sous-catégories pour faire cette distinction: « Transport
: Métro », et « Vacances : Voyages »
par exemple. Il vous est bien évidemment possible de créer
ainsi d'autres catégories pseudo-budgétaires.
Dans une future version Grisbi permettra de gérer les
budgets, et il existera un champ pour gérer l'imputation
budgétaire.
13.3 Les comptes de Grisbi
Nous avons vu sommairement ces notions dans le chapitre 3 mais
nous allons y revenir plus en détail.
13.3.1 Les comptes de banque
Ils servent à enregistrer toutes les opérations
que vous pouvez faire avec votre banque et admettent donc tous
les types de paiement. Vous pouvez donc créer un ou
plusieurs comptes bancaires, comptes d'épargne, etc.
13.3.2 Les comptes de caisse
Ils sont destinés aux opérations en espèces
uniquement, et vous ne pouvez y sélectionner de mode de
paiement.
Par contre ils acceptent les virements en provenance d'autres
comptes.
Quel est leur intérêt? Tout simplement de
pouvoir, si vous le souhaitez, enregistrer dans votre
comptabilité une (ou des) opération(s) en espèces
dont vous aimeriez conserver la trace. Dans ce cas lorsque vous
faites un retrait en espèces sur votre compte de banque,
enregistrez-le en tant que virement vers le compte de caisse.
Enregistrez les opérations en espèces sur le compte
de caisse, et à la fin du mois (ou de la semaine)
enregistrez une opération dans la catégorie
« Divers » (ou une autre que vous créerez
pour l'occasion) pour vider ce compte de caisse qui sinon va
atteindre des sommets...
13.3.3 Les comptes de passif
Grisbi ne gère pas les comptes d'emprunt (de toutes
façon ces compte ne sont pas exportables au format QIF
donc il n'est pas souhaitable de les utiliser).
Pour ceux qui veulent gérer leurs emprunts Grisbi
propose les comptes de passif. Ce sont des comptes qui ont un
solde initial négatif, puisqu'ils représentent le
montant de votre dette, et qui ont vocation à arriver à
un solde nul.
A chaque fois que vous remboursez une mensualité de
votre emprunt, enregistrez un virement du compte de banque vers
le compte de passif du montant du capital remboursé, et
une dépense en catégorie « Frais
financiers : Charges d'emprunts » pour les intérêts.
Éventuellement rajoutez une dépense pour
l'assurance dans la catégorie « Assurances ».
De cette façon vous saurez en permanence le montant du
capital qu'il vous reste à rembourser.
13.4 Les comptes d'attente et d'avances
Ces deux types de compte ont un fonctionnement un peu
particulier.
Ce sont des comptes de transition et qui par essence doivent
avoir un solde nul. Leur fonctionnement n'est cependant pas tout
à fait identique.
13.4.1 Les comptes d'attente
Ils servent à enregistrer des opérations
(normalement des recettes) en attendant de les virer vers un
compte de banque ou de caisse. L'exemple type est le compte
« Chèques à l'encaissement »
que nous verrons en détail un peu plus loin.
Ils sont normalement créditeurs jusqu'au moment du
virement vers le compte de banque ou de caisse, qui les ramène
à un solde nul.
13.4.2 Les comptes d'avances
Ils servent à enregistrer à la fois les avances
que vous percevez et celles que vous consentez.
Si vous recevez une avance vous l'enregistrez par un virement
du compte d'avances vers un compte de banque ou de caisse.
Le compte d'avances est donc débiteur quand vous devez
de l'argent. Pour régulariser cette dette vous aurez à
faire un virement d'un compte de banque ou de caisse vers le
compte d'avance.
Si vous consentez une avance vous l'enregistrez par un
virement du compte de banque ou de caisse vers un compte
d'avances.
Le compte d'avances est donc créditeur quand on vous
doit de l'argent. Pour régulariser cette créance
vous aurez à faire un virement du compte d'avances vers un
compte de banque ou de caisse.
13.4.3 Création d'un compte
d'attente ou d'avances
Étant donné que ces comptes peuvent enregistrer
des opérations tant en espèces que par chèque
ou virement, nous utiliserons le type de compte de banque pour
les créer.
13.5 Remises de chèques ou
d'espèces
Si vous recevez beaucoup de chèques, par exemple parce
que vous gérez une association et que vos adhérents
payent leur cotisation par chèque, vous les groupez pour
les déposer à la banque. Et quand vient le moment
du rapprochement, votre relevé bancaire ne contient qu'un
montant global, et non le montant de chaque chèque que
vous avez saisi dans votre compte de banque. On ne peut pas dire
que ce soit simple à pointer.
Et si vous essayez de grouper tous vos chèques dans une
même opération, vous ne pourrez plus enregistrer le
nom de chaque tiers dans la bonne zone, ce qui aura pour
conséquence que cette information n'apparaîtra pas
dans l'onglet Tiers. Et ce même si vous essayiez de
ventiler cette opération.
Dans ce cas de figure la solution consiste à créer
un compte d'attente « Chèques à
encaisser » (ou « Chèques reçus »
c'est comme vous voulez).
Au fur et à mesure de la réception des chèques,
vous les enregistrez dans ce compte. Vous pouvez donc utiliser le
champ « Tiers » de façon correcte.
Quand vous décidez de remettre les chèques à
la banque, vous faites un virement de votre compte « Chèques
à encaisser » vers votre compte de banque, du
montant du solde du compte « Chèques à
encaisser ». Créez un tiers « Remise
de chèques » pour l'occasion, et en « Notes »
vous pouvez mettre le numéro de votre bordereau de remise.
Le solde du compte « Chèques à
encaisser » revient à zéro et le compte
de banque est crédité du montant de la remise,
exactement comme le sera votre relevé bancaire.
Il vous faudra penser à rapprocher le compte « Chèques
à encaisser » en simulant un relevé de
solde nul avant chaque nouvelle remise, l'édition du
bordereau de remise comportant toutes les opérations
non-rapprochées (non fonctionnel pour l'instant, vous
devrez le faire à la main ou avec un logiciel de
traitement de texte).
Bien entendu, si une partie de vos adhérents vous paye
en espèces, créez de la même façon un
compte d'attente « Espèces à encaisser »
(ou tout simplement « Espèces » ou
tout autre nom qui vous plaira).
13.6 Compte d'avance
Il peut s'agir soit d'une avance que vous percevez sur votre
salaire , soit d'un achat que vous faites pour un de vos amis.
Il importe que ces opérations soient « transparentes »
: elles ne doivent pas apparaître sur le récapitulatif
de vos opérations.
Et si vous êtes trésorier d'une association vous
aurez à gérer un autre type d'avances, celles que
certains de vos adhérents auront à faire pour
certains achats. Il importe dans ce cas de pouvoir enregistrer
les opérations avec le bon tiers d'une part, et d'autre
part de pouvoir vérifier que les remboursements sont bien
faits.
Il faut donc là aussi créer un compte qui
enregistrera ces opérations en-dehors du compte bancaire.
Appelons ce compte « Compte d'avances ».
Lorsque vous faites une avance pour quelqu'un, que ce soit une
opération à part entière ou la partie
ventilée d'une opération, le tiers sera le
commerçant (ou autre) concerné, mais la catégorie
sera « Virement : Compte d'avances ». En
« Notes » vous pouvez indiquer le motif de
l'achat, et/ou la personne à qui vous faites l'avance.
Ceci débitera bien votre compte bancaire de la somme
dépensée, et créditera le compte d'avances
d'autant.
Nous l'avons déjà vu, un compte d'avance
créditeur signifie qu'on vous doit de l'argent.
Lorsque vous serez remboursé (imaginons que ce soit par
chèque) vous enregistrerez ce chèque sur le compte
d'avances. Le tiers sera « Régularisation
d'avances » ou bien si vous le préférez
la personne qui vous a remis ce chèque (ça marche
aussi avec des espèces, il suffit d'adapter les comptes).
La catégorie sera « Virement : compte
bancaire » et en « Notes » vous
indiquerez « Remboursement de ........ »
ainsi qu'éventuellement le nom du tiers. Votre « Compte
d'avances » revient à zéro, votre compte
bancaire enregistre bien l'opération, et lors de l'édition
de l'état des recettes et dépenses (non encore
opérationnel) qui ne
tient pas compte des virements entre comptes, cette opération
sera totalement invisible. Bien sûr si vous avez créé
un compte « Chèques à encaisser »
vous devrez faire le virement vers ce compte d'abord puis ensuite
l'intégrer dans votre remise de chèques (voir
paragraphe précédent).
Il vous suffira ensuite de créer un rapprochement dans
le compte d'avances pour faire disparaître ces opérations.
De plus ceci vous permet de vérifier facilement si vos
créances ou vos dettes sont éteintes. Sans cette
astuce cette vérification est impossible.
13.7 Comptabilité d'association
Si vous gérez les comptes d'une association, vous avez
déjà constaté que les opérations
enregistrées sur votre compte bancaire ne reflètent
aucunement la réalité de vos mouvements financiers.
En effet la majorité de vos opérations consiste
souvent en remises de chèques ou d'espèces, et vos
dépenses en remboursement de frais engagés par vos
adhérents.
Grisbi vous offre la possibilité d'avoir une
comptabilité claire et précise. Utilisez les
comptes de Chèques, d'Espèces et d'Avances tel
qu'expliqué plus haut et vous verrez que tout sera
lumineux...
Vous pouvez même aller plus loin dans la précision.
L'exemple qui suit va sans doute vous paraître compliqué
mais c'est la bonne façon d'avoir une comptabilité
d'association rigoureuse. Et avec un peu d'habitude vous verrez
qu'on s'y fait très bien...
Imaginons que vous soyez le trésorier de l'A.P.P.P.P.,
l'« Amicale des Pauvres Poivrots Privés de
Pinard ».
Premier cas de figure:
Votre adhérent Hector Boyau achète un Tire
bouchon atomique pour le compte de l'association. Cette dépense
est réellement à imputer dans la comptabilité
de l'association. Il importe donc de l'enregistrer avec les
tiers et catégories réels.
Enregistrez les opérations suivantes :
Achat du tire-bouchon
atomique
Sur le compte d'avances
20 Euros en débit
Tiers « Les
cavistes du Commerce et de la Gare réunis »
Catégorie :
«Investissement : matériel »
Notes : « Achat d'un tire-bouchon atomique par
Hector Boyau ».
L'achat est passé avec le tiers réel et la
catégorie réelle.
Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de
l'argent à quelqu'un.
Remboursement à
Hector Boyau par chèque
Sur le compte bancaire
20 Euros en débit
Tiers : «
Régularisation d'avance»
Catégorie : « Virement
: Compte d'avances»
Notes : «Remboursement du tire-bouchon atomique à
Hector Boyau ».
Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire
et aucune opération ne doit lui être affectée
dans cette transaction.
Le compte d'avance revient à zéro donc vous
n'avez plus de dette. Créez un rapprochement dans le
compte d'avances, dont le solde sera égal au solde du
compte (le total des sorties étant égal à
celui des entrées, le solde reste identique).
Deuxième cas de figure:
Vous achetez pour vos adhérents du pinard en bouteilles
et en cubi que vous leur revendez à prix coûtant.
Ces achats ne concernent pas l'association mais constituent
plutôt un service rendu aux membres. Vous pouvez
éventuellement les enregistrer avec le tiers réel
mais surtout pas avec la catégorie.
Vous pouvez bien entendu utiliser le compte d'avances pour
enregistrer ces achats et ventes. Mais ça va se mélanger
avec les autres avances et vous aurez de la peine à
distinguer où en sont vos stocks. Surtout si vous êtes
un membre très actif de l'association :-)8.
Créez donc deux comptes d'avances spécialisés,
un compte « Pinard en bouteilles » et un
autre « Pinard en cubi » et procédez
de la façon suivante.
Soixante bouteilles ont été achetés 180
Euros par votre adhérent Hector Boyau à la
Coopérative du Père Jutard.
Achat des bouteilles
Sur le compte d'avances
180 Euros en débit
Tiers « Coopérative
du Père Jutard »
Catégorie : « Virement
:Pinard en bouteilles »
Notes : « Achat de 60 bouteilles par Hector
Boyau ».
L'achat est passé avec le tiers réel mais
avec une catégorie virement.
Le compte d'avances est débiteur donc vous devez de
l'argent à quelqu'un.
Le compte « Pinard en bouteilles » est
créditeur de 60 bouteilles.
Remboursement à
Hector Boyau
Sur le compte bancaire
180 Euros en débit
Tiers : «
Régularisation d'avance»
Catégorie : « Virement
: Compte d'avances »
Notes : «Remboursement des 60 bouteilles à
Hector Boyau ».
Le tiers Hector Boyau n'a fait que servir d'intermédiaire
et aucune opération ne doit lui être affectée
dans cette transaction.
Le compte d'avance revient à zéro donc vous
n'avez plus de dette.
Le compte bancaire a bien enregistré la dépense
des 180 Euros.
Vente de 5 Bouteilles à
Yves Remord réglées en chèques
Sur le compte « Chèques
à encaisser »
15 Euros en crédit
Tiers : « Yves
Remord »
Catégorie : « Virement
: Pinard en bouteilles »
Chèque
N° de chèque 123456
Notes : « 5 bouteilles »
L'achat est passé avec le tiers réel mais
avec une catégorie virement.
Le compte « Chèques
à encaisser » est créditeur, le chèque
fera partie de la prochaine remise de chèques.
Le compte « Pinard en
bouteilles » est débité de 15 Euros, il
ne reste plus que 165 Euros soit 55 bouteilles.
Vous n'aurez plus qu'à
rapprocher les opérations de cette vente pour les faire
disparaître.
15 Euros en débit (en
réalité plus, à savoir la totalité
des chèques à remettre)
Tiers : « Remise de
chèques »
Catégorie : «Virement
: Compte bancaire »
Notes : « Bordereau de remise n° 17 »
Vous n'aurez plus qu'à rapprocher les opérations
de cette remise pour les faire disparaître.
Si Yves Remord vous avait payé en espèces la
démarche aurait été la même mais avec
le compte d'espèces et une remise en espèces.
Si Hector Boyau avait acheté 60 bouteilles et 10 cubis
pour 280 Euros, l'opération d'achat aurait été
passée ainsi :
Achat des bouteilles
Sur le compte d'avances
180 Euros en débit
Tiers « Coopérative
du Père Jutard »
Catégorie : «Opération
ventilée »
Notes : « Achat de
60 bouteilles et 10 cubis par Hector Boyau ».
Détail de la
ventilation
Catégorie : « Virement
: Pinard en bouteilles »
Notes : « Achat de
60 bouteilles par Hector Boyau ».
Montant 180 Euros
puis
Les comptes « Pinard en bouteilles » et
« Pinard en cubi » ont chacun été
crédités du montant des achats leur revenant.
Le reste des opérations est identique à la
première version.
Maintenant nous vous proposons un petit exercice, pour vous
permettre de voir si vous avez compris le principe.
Hector Boyau a pris 10 bouteilles pour lui et demande donc
qu'on ne lui rembourse que 150 Euros. Comment enregistrez-vous
cela?
Si vous séchez et si voulez un peu d'aide voici quatre
indices progressifs avant la solution complète:
Indice 1 Indice 2 Indice 3 Indice 4 Solution
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